Atualmente os sistemas de facturação são essenciais para assegurar o funcionamento básico de qualquer empresa, desde as mais pequenas até aquelas de maior dimensão, já que desde 1 de Janeiro de 2013, que a emissão de faturas é obrigatória para todos os setores de atividade e para todos os bens vendidos e prestações de serviços realizadas.
Desta forma, o mercado dos sistemas de facturação tem crescido bastante e neste momento já é possível encontrar várias alternativas de programas de facturação online devidamente certificados pela Direção Geral Central de Impostos (DGCI) e que fazem a comunicação imediata à Autoridade Tributária.
As faturas que são emitidas online respeitam todos os requisitos legais necessários numa fatura e assim apresentam-se como a resposta ideal para a grande maioria dos negócios pequenos a médios.
Vantagens dos Softwares de Facturação Online
As vantagens da utilização de um software de facturação online podem ser muito diversificadas, mas podemos destacar algumas que consideramos serem mais revelantes na hora da tomada de decisão sobre o tipo de sistema de facturação a utilizar.
- Redução de custos para empresas de dimensão reduzida a média
Existem sistemas de facturação online com o sistema de um pagamento mensal fixo (com uma variação entre os 4 e 50€ mês, dependendo do plano subscrito), um pagamento por cada fatura emitida ou até gratuitos.
- Os sistemas de facturação online são fáceis de usar e intuitivos
- Possibilidade de emitir faturas em qualquer local e a qualquer hora
Para as empresas de prestações de serviços esta é uma grande vantagem, colmatando uma lacuna bastante frequente. Desde que haja um acesso à Internet a fatura pode ser emitida no momento da prestação do serviço.
- Possibilidade de enviar faturas através de email
Desta forma é possível fazer-se uma poupança real no envio de faturas através dos meios convencionais (correios) e acelerar o processo de entrega de faturas ao cliente final.
- Possibilidade de emitir faturas com várias formas de pagamentos
Estes sistemas permitem a emissão de faturas com as opções de pagamento que são bastante procuradas na atualidade: referência de multibanco, cartão de crédito e PayPal.
- As atualizações nos sistemas de faturação são feitas de forma automática
Com este sistema, todas as atualizações (as eventuais alterações legislativas que exijam ajustes nos sistemas de faturação e as simples melhorias que são desenvolvidas) são feitas de uma forma simples e rápida, dispensando a deslocação de um representante do sistema de faturação ao local, tal como aconteceria com um software de facturação tradicional.
- Gestão mais simples e eficaz do negócio
A maioria dos sistemas de facturação online permite a gestão de clientes, verificação do histórico de vendas e sua evolução e até a gestão de stocks.
Desvantagens dos Softwares de Facturação Online
O uso destes softwares de facturação online também apresenta algumas desvantagens, que não poderíamos deixar de apontar.
As principais desvantagens são:
- Dependência da Internet
Para que possa ser emitida toda e qualquer fatura, é necessário que exista uma ligação à Internet e dessa forma a empresa fica dependente deste serviço.
É verdade que o uso da Internet já está bastante difundido por todo o mundo e que as ligações atuais são relativamente estáveis, no entanto pode haver surpresas desagradáveis nesta área.
- A médio e longo prazo pode tornar-se mais caro do que um sistema de facturação tradicional
Os sistemas de facturação tradicionais são instalados nos computadores e dispositivos das empresas, implicando apenas um custo inicial e um eventual custo sempre que houver alguma atualização a fazer ou quando for necessário fazer manutenção do sistema. Desta forma, os sistemas online podem, a médio e longo prazo, ser mais caros do que esta opção.
- Menor sensação de segurança
Com as faturas online a empresa tem de divulgar os seus dados pessoais e dos seus clientes, podendo haver lugar a uma sensação de pouca segurança em relação aos dados revelados.
Programas de Facturação Online
Neste momento existem vários programas de facturação online devidamente certificados pela DGCI e disponíveis no mercado.
Alguns dos programas são pagos e outros são gratuitos, sendo que todos eles apresentam vários tipos de planos de facturação que se adequam a empresas de várias dimensões.
O registo do histórico de facturação e a gestão da evolução dos últimos meses é algo que está presente em todos os sistemas de facturação online, apresentando os dados em gráficos muito fáceis de interpretar.
Vamos começar por apresentar um sistema de facturação gratuito, apresentando as suas características e de seguida apresentaremos alguns sistemas pagos, apresentando os seus preços e mais-valias.
Software de facturação online gratuito – WEOInvoice
Este sistema de facturação é gratuito e certificado pela DGCI, pelo que é uma excelente opção paras as empresas que pretendam um software de facturação simples e eficaz.
Ele permite a emissão de faturas ilimitadas em várias moedas e idiomas, e ainda faz backups de segurança frequentes.
Uma das desvantagens deste sistema é a impossibilidade de colocar o logotipo da empresa nas suas faturas, o que pode ser algo estranho para os clientes e promover um clima de desconfiança indesejado.
Em detalhe
O weoInvoice é um sistema de facturação online gratuito e certificado com o nº 1137/AT, respeitando todos os requisitos legais impostos pela Portaria 22 – A/2012 de 24 de Janeiro.
As alterações que foram aplicadas ao sistema de faturação nacional em Janeiro de 2013 vieram exigir que todas as atividades profissionais fossem obrigadas a passar faturas relativa a todos os produtos vendidos e/ou serviços prestados.
No seguimento desta legislação houve alguns sistemas de facturação que foram certificados, sendo que esses são os únicos que podem ser utilizados para emitir todas as faturas necessárias.
A aquisição de um programa de facturação aprovado e certificado representa um custo que pode variar entre 600€ a vários milhares, dependendo do equipamento a adquirir, do número de instalações necessárias, nível de personalização pretendida entre outros elementos.
Tendo em vista os pequenos e médios empresários, o weoInvoice desenvolveu uma plataforma online que permite o acesso a um sistema de facturação certificado, incluindo todas as funcionalidades essenciais para promover uma gestão e controle eficaz da atividade da empresa.
Assim sendo, esta pode ser a alternativa que tantos empresários procuram, permitindo uma poupança relevante, ao evitar a necessidade de instalar um sistema de facturação próprio.
Como Funciona o weoInvoice?
Este programa de facturação online é bastante simples de usar, apresentando um visual bastante prático, funcional e intuitivo.
Para que qualquer empresário possa emitir documentos fiscais através do weoInvoice basta:
- Fazer o registo no site da empresa em causa
- Fazer o Login no site
- Fazer a emissão da fatura, nota de crédito, orçamentos ou recibos pretendidos
Com este programa de faturação online o número de faturas a emitir anualmente é ilimitada e as faturas podem ser emitidas em várias moedas, idiomas e podem incluir NIF’s estrangeiros, pelo que também é uma opção viável para as empresas exportadoras que precisam de emitir faturas e outros documentos fiscais aos seus clientes estrangeiros.
Vantagens do weoInvoice
O sistema em causa apresenta várias vantagens, sendo que o facto de ser gratuito faz com que o weoInvoice seja bastante atrativo. No entanto, este sistema é muito mais do que um simples sistema de facturação gratuito.
Após a emissão dos documentos ficais online é possível fazer um acompanhamento, em tempo real, das vendas efetuadas por forma a promover uma gestão do negócio realmente eficaz.
O Dashboard é uma ferramenta que está disponível para todos os utilizadores do weoInvoice e permite a visualização da faturação mensal, anual e por cliente, apresentando gráficos muito fáceis de interpretar e que dão uma visualização rápida da evolução da empresa.
Também é possível gerar relatórios mais específicos, definindo os parâmetros que devem ser tidos em conta, como por exemplo, um determinado período de tempo ou todos as notas de crédito ou orçamentos emitidas, entre outros.
Os backups de segurança também são assegurados pelo weoInvoice, por forma a assegurar a segurança no serviço prestado aos clientes.
Desvantagens do weoInvoice
Apesar deste sistema ser certificado e apresentar diversas vantagens que já foram referidas, também apresenta algumas desvantagens que devem ser analisadas antes de tomar a decisão de usar este sistema de facturação online.
Uma das desvantagens está relacionada com o facto de não permitir a inclusão do logótipo da empresa nos documentos fiscais que são emitidos. Isto pode parecer um pormenor, mas a verdade é que construir uma marca é sempre um desafio incrível, no qual todas as oportunidades devem ser aproveitadas para promover o logótipo e outras imagens da marca, fazendo assim o trabalho necessário de branding. As faturas, notas de crédito, recibos e os orçamentos devem ser vistos como mais uma ferramenta para apresentar a marca aos clientes.
Este problema da falta da inclusão do logotipo nos documentos fiscais emitidos pelo weoInvoice só se aplica quando se usa o pacote de faturação mais simples e gratuito, o “Business”.
Caso opte por usar o pacote “Exclusive” é possível incluir o logotipo. Este pacote é altamente personalizável, possibilitando também a gestão de stocks, de carteira de clientes, entre outras funcionalidades extras. No entanto, este pacote superior já não é gratuito, sendo que o seu valor final vai depender do nível de personalização pretendida.
Outra desvantagem do weoInvoice é transversal a todos os sistemas de faturação online e está relacionado com a segurança e privacidade dos dados da empresa e dos seus clientes.
Sempre que se quer emitir qualquer documento fiscal é necessário colocar os dados dos clientes no sistema e isso pode ser visto como um problema para algumas pessoas, ainda que o weoInvoice garanta a total privacidade e confiabilidade de todos os dados.
O que se escreve sobre o weoInvoice nos fóruns?
Se procurarmos informação sobre os programas de facturação weoInvoice, ou até por programas de faturação no geral, os resultados encontrados são bastante positivos.
De uma forma geral, todos dizem que este sistema de facturação é muito simples de usar, tornando-se intuitivo e tendo a grande vantagem de ser gratuito.
Este é o primeiro sistema de faturação a ser aconselhado quando alguém pede ajuda sobre que sistema de facturação deve implementar num novo negócio.
Opinião geral
Após a recolha de todos os dados sobre o funcionamento do sistema de faturação do weoInvoice, as suas vantagens, desvantagens e a opinião nos fóruns sobre este sistema de faturação podemos formar uma opinião geral sobre este programa de faturação gratuito.
De uma forma geral, podemos dizer que este sistema é uma boa solução de faturação, sendo útil para todas as empresas pequena e média dimensão que necessitam de um sistema de faturação certificado e não querem (ou não podem) suportar o custo de um sistema de faturação próprio.
Na verdade, até as empresas que legalmente não necessitam de usar um sistema de facturação certificado e que podem continuar a usar as antigas faturas manuais iriam ter vantagens ao usar este programa, pois a comunicação das suas vendas será bem mais simples de se fazer (torna-se automática) e os clientes atuais tendem a confiar mais em empresas que emitem facturas com a indicação da certificação do que as manuais.
A não inclusão do logótipo da empresa nos documentos fiscais é, sem sombra de dúvidas, uma lacuna que este sistema de facturação apresenta, mas as mais-valias que apresenta e o facto de ser gratuito acabam por fazer com que este problema quase seja esquecido.
Assim a conclusão a que chegamos sobre o weoInvoice é que este sistema de facturação gratuito é uma excelente oportunidade que deve ser aproveitado pelas empresas portuguesas.
Software de facturação online pago por fatura – B-Online
Este sistema de facturação online funciona através do pagamento de uma taxa por cada fatura emitida, sendo que promove pacotes de faturas. Sempre que a empresa tem um pacote reduzido e deseja aumentar o número faturas que pode emitir, tem a possibilidade de fazer esse upgrade, fazendo o pagamento da diferença entre os dois pacotes.
A B-Online apresenta 4 pacotes básicos de facturação, o preço das faturas começa nos 2,50€ por fatura e é reduzido à medida que se compra mais faturas.
B-online é um programa de faturação online pago por fatura. Este sistema apresenta diversas particularidades que o tornam uma solução bastante interessante. Este sistema divide-se em três produtos: b-light, b-strong e b-strong (só guias).
A solução de faturação b-light apresenta a grande vantagem de poder ser utilizada imediatamente e de apresentar preços extremamente competitivos, os quais começam nos 5€ por mês.
Clientes com necessidades acrescidas podem optar pela solução de facturação b-strong. Este é um produto que apresenta um interface intuitivo e de fácil compreensão, mas que está dotado de um grande número de funcionalidades, que facilitam a gestão de qualquer negócio.
Assim, podemos dizer que a solução b-light é sobretudo vocacionada para empresas que apenas precisam de emitir facturas e documentos de transporte certificados. Enquanto o produto b-strong também assegura estas necessidades, mas ao mesmo tempo oferece um excelente instrumento de gestão.
Finalmente, as empresas podem ainda optar pela solução b-strong (só guias= que destina a quem necessita apenas de realizar a emissão de documentos de transporte e de comunicá-los à Autoridade Tributária.
Esta diversidade e simplicidade faz do B-online um programa de facturação online extremamente fácil de utilizar.
Vantagens do Programa de Facturação B-online
A principal vantagem oferecida pelos produtos b-online é o controlo de custos e o preço acessível. A título de exemplo, apresentamos os preços para a emissão de 500 documentos nos diversos produtos:
- B-light – 100€
- B-Strong – 160€
- B-strong (só guias) – 80€
É de salientar que o programa de facturação b-online dispensa a instalação de qualquer software, já que é um programa online que funciona em qualquer browser (Google Chrome, Firefox, Internet Explorer e Safari).
Isto também significa que basta ter acesso à Internet para poder emitir faturas. Assim, todo o processo de facturação torna-se mais simples e prático.
Por ser uma plataforma online, o programa b-online pode suscitar algumas dúvidas relativamente à sua segurança. Contudo, não existem razões para ter receios.
O programa de facturação b-online utiliza um certificado de segurança RapidSSL de 128 bits, o que significa que a ligação entre o browser do cliente e os servidores é segura, já que todos os dados são encriptados.
Se procura um programa de facturação online pago por fatura e se valoriza aspetos como a segura e a transparência, então os produtos b-online podem ser uma ótima escolha. Nada como testar e tirar as suas próprias ilações.
Software de facturação online pago por subscrição
Todos estes programas de facturação online funcionam através do sistema de subscrição e podem ser pagos mensal ou anualmente.
Todos eles apresentam 3 a 4 opções de subscrição, o que variam de acordo com os serviços oferecidos e o número de faturas que podem ser emitidas mensalmente.
Os valores destes pacotes são todos similares e os mais baixos começam nos 4€ mês, os pacotes intermédios rodam os 10€ mês e os pacotes mais completos vão até aos 40€ mês.
Conclusão sobre os Programas de Facturação Online
Atualmente, as empresas procuram soluções práticas e realmente eficazes para reduzir os seus custos efetivos.
Um software de facturação online apresenta-se como uma solução realmente boa para as essas empresas, principalmente para aquelas que estão a iniciar-se no mercado atual e não querem fazer um grande investimento num sistema de facturação certificado.
